Gestionar bases de datos con Microsoft Access

Microsoft Access es una de las aplicaciones que viene incluida en el paquete ofimático Microsoft Office, enfocado a realizar tareas de oficina. Es un programa bastante desconocido pero con un gran abanico de posibilidades. Estamos hablando de una herramienta muy cuidada y a la vez sencilla que nos permite gestionar bases de datos.

Microsoft Access es un software que permite organizar y gestionar una base de datos a través de informes y consultas. Hablamos de una herramienta para la definición y manipulación de base de datos. Se ha convertido a día de hoy en una herramienta vital para muchas personas, tanto a nivel profesional como doméstico, por ejemplo, para la gestión económica familiar. Esto es debido a que Access permite dar forma a bases de datos de una manera realmente sencilla e intuitiva.

Con Access, las bases de datos se pueden personalizar sin necesidad de tener que contar con un desarrollador. Además, cuenta con una serie de plantillas para que el usuario pueda utilizarlas sin tener que perder tiempo en crear la suya. Access interactúa con otros software de Microsoft, como pueden ser Excel, PowerPoint…

Es interesante saber que con Access las bases de datos se pueden compartir de forma rápida y a través de diferentes medios. Además, con Access se pueden modificar bases de datos ya existentes, permitiendo que el usuario pueda buscar información y modificarla de manera eficiente. Esto se puede hacer fácilmente ya que este programa permite la administración interactiva de los datos.

Actualmente se considera Access como la base de datos más utilizada tanto en ámbitos profesionales como domésticos.

¿Qué son las bases de datos y como funcionan?

Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que Access deba de hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.
Por medio de Microsoft Access, usted puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos.

Principales elementos de Microsoft Access

• Tablas: Las tablas con el componente básico o elemental de las bases de datos.
• Consultas: Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener información de varias tablas y con la estructura que más le interese.
• Formularios: Los formularios son un mecanismo que facilita enormemente la operatoria general con tablas, principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos
• Informes: Los informes permiten presentar la información con una apariencia altamente profesional a la hora de imprimir nuestros datos
• Páginas de acceso a datos: Una página de acceso a datos es una página Web que se puede utilizar para agregar, modificar, ver o manipular datos actuales en una base de datos de Microsoft Access o de SQL Server.
• Macros: Las macros son un mecanismo de automatización de Microsoft Access. Utilizando éstas es posible automatizar tareas repetitivas eliminando la posibilidad de introducir errores de operación y liberando tiempo para emplearlo en otras actividades. Podemos decir que una macro no es más que una lista de tareas que queremos que Access lleva a cabo automáticamente.
• Módulos: Los módulos son objetos donde se almacena código escrito en lenguaje de programación denominado Access Basic.

Ventajas de las bases de datos de Microsoft Access

• Facilidad para integrar: las bases de datos de Access funcionan muy bien con muchos de los programas para desarrollo de software basados en Windows. También se pueden utilizar sus tablas en productos tales como Microsoft SQL Servery en otros no basados en Microsoft tales como Oracle y Sybase.
• Access está diseñado para todo tipo de usuarios: A diferencia de diseño de sencilla hoja de cálculo de Excel, Access es organizados de forma distinta con varios objetos interrelacionados que podrían parecer complicados en primer lugar. Pero no tiene que ser un experto para usar Access. Access está diseñado para todos los tipos de usuarios y que puede realizar sólo en cuanto debe ir.
• Puede usarlo con NET: Las bases de datos access son también una buena opción para los usuarios que tengan la intención de desarrollar software utilizando .NET ya que Ms Access y .NEt se pueden vincular. Además, la interfaz gráfica de usuario de MS Access también puede ofrecer fácil funcionalidad y posibilidades de configuración.
• Fácil de instalar y usar: Para crear bases de datos access basta con instalar Microsoft Access y esto es algo que cualquier administrador de bases de datos puede hacer en solo unos pocos minutos, quedando un sistema de gestión de base de datos relacional completamente funcional.
• Puede ser colocada online: Aunque todavía tiene limitaciones de número de usuarios con conexión simultánea, cuando se tiene necesidad de usuarios remotos, se le puede dar control total y funcionalidad a una base de datos access de modo que el teletrabajo pueda convertirse en una opción viable para los administradores de bases de datos.
• Muy popular: Microsoft Access es el sistema de base de datos de escritorio más popular en el mundo por lo que las bases de datos access pueden ser entendidas por la mayoría de usuarios de bases de datos.
• Capacidad de almacenamiento conveniente: Una base de datos access puede almacenar hasta 2 GB de datos lo cual es más que suficiente para una gran mayoría de desarrollos.
• Ahorras dinero: Microsoft Access es cientos de dólares más económico que otros sistemas más grandes; ofreciendo las funcionalidades y uso similares.
• Soporte multi-usuario: La versión 2016 de MS Access permite hasta 255 usuarios concurrentes.
• Importación de datos: Microsoft Access hace que sea muy fácil importar datos.

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